Servicios de desarrollo de software a medida: qué deben esperar los compradores B2B del Reino Unido

Por qué las soluciones estándar dejaron de funcionar

Probablemente no te propusiste crear software desde el principio. Todo empezó a menor escala. Un proceso que solo tu empresa lleva a cabo de una forma concreta, gestionado mediante tres hojas de cálculo y una persona que sabe cómo encaja todo. Entonces, una actualización del sistema dejó inservible una solución provisional y te encontraste pagando una suscripción mensual por una plataforma que tu equipo utiliza a una fracción de su capacidad.

Ese es el momento en el que la mayoría de las empresas empiezan a preguntarse si tiene sentido recurrir a servicios de desarrollo de software a medida. Y la respuesta sincera es que depende de lo específico que sea el problema. El software «listo para usar» es más barato y su mantenimiento corre a cargo de otra persona, que es precisamente la razón por la que resulta la mejor opción cuando tu proceso es igual que el de todos los demás. La balanza económica se inclina cuando tu ventaja competitiva radica en la forma en que haces algo que ningún proveedor vende. Si tu flujo de trabajo es el producto, encajarlo a la fuerza en una herramienta diseñada para el cliente medio te cuesta más en soluciones provisionales y tiempo perdido de lo que te costaría un sistema creado a medida.

También conviene dejar claro cuándo deja de tener sentido el desarrollo a medida. Si una plataforma SaaS configurada cubre el 80 % de lo que necesitas y el 20 % restante es algo que estaría bien tener, crear desde cero rara vez es la opción más racional. El desarrollo a medida gana cuando la diferencia es estructural o cuando las normas de cumplimiento imponen una lógica que ningún producto admite.

Este es el marco de referencia para todas las decisiones a partir de ahora. Un desarrollo a medida es una infraestructura de la que dependerás durante años y, como cualquier infraestructura, la mayor parte de su coste y de su riesgo se materializan una vez que se pone en marcha. Trátalo como un compromiso a varios años y el resto de esta guía cobrará sentido. Trátalo como una transacción puntual y acabarás comprando lo incorrecto al proveedor equivocado.

Qué incluyen los servicios completos de desarrollo de software a medida

Un proveedor fiable ofrece una cadena ininterrumpida desde la primera reunión inicial hasta el soporte a largo plazo años más tarde. Las lagunas en esa cadena son donde tu dinero y tu calendario desaparecen silenciosamente. Una empresa que diseña bien pero no documenta nada te deja un problema que sale a la luz meses después de haber pagado las facturas.

Por eso, la pregunta que hay que hacerle a cualquier proveedor es: «¿De qué fases te haces cargo y cuáles das por hecho que las gestionará otra persona?». Los servicios completos de desarrollo de software a medida abarcan todo el ciclo de vida, y cualquier proveedor fiable de servicios de desarrollo de software a medida debería dejar claro qué aporta cada fase y en qué consiste una señal de alarma cuando falta o se realiza con prisas.

Análisis y definición del alcance del producto

El análisis inicial y la definición del alcance del producto son las fases en las que el proveedor mapea tus objetivos empresariales y tus flujos de trabajo actuales; también registra quién utilizará el sistema y los requisitos que debe cumplir el software. Esto ocurre antes de que nadie diseñe una pantalla o ofrezca un presupuesto. El resultado son unos requisitos documentados y aprobados que se convierten en la base de referencia con la que todos miden el proyecto.

¿Por qué es esto importante para ti? Porque un proveedor que fija el precio de un desarrollo complejo sin llevar a cabo esta fase está haciendo conjeturas, y eres tú quien paga cuando esas conjeturas son erróneas. La definición del alcance del producto es la única fase de los servicios de desarrollo de software a medida por la que más vale la pena pagar, ya que un alcance mal definido es la principal causa de los retrasos y los sobrecostes que se producen posteriormente. Según un estudio de 2020 del Standish Group, solo el 31 % de los proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto. El resto se retrasa, y un alcance mal definido es el punto de partida de esos retrasos.

La señal de alarma es sencilla. Si un proveedor está dispuesto a ofrecerte un presupuesto firme de seis cifras tras una sola llamada y un breve intercambio de correos electrónicos, ten cuidado. Esa es una cifra que revisarán al alza en cuanto la realidad se imponga. Un socio serio en ingeniería de software trata el alcance del producto como un trabajo remunerado y estructurado con un documento final que puedes leer y aprobar.

Arquitectura técnica y diseño de la experiencia de usuario

Una vez acordados los requisitos, estos se traducen en una arquitectura de la solución y un diseño de la experiencia de usuario. La arquitectura es el conjunto de decisiones sobre el modelo de datos y cómo se integra el sistema con tus otras herramientas. Estas elecciones determinan lo que el software podrá hacer en el segundo año y, lo que es igual de importante, cuánto costará mantenerlo cuando tu negocio haya evolucionado desde donde se encuentra hoy.

Un buen proveedor es capaz de explicarte las ventajas e inconvenientes de cada elección en un lenguaje que puedas entender. Por qué esta base de datos es la más adecuada. Por qué un enfoque de integración concreto te protege si una herramienta de terceros cambia sus condiciones. Desconfía de aquellas empresas que se lanzan a por cualquier tecnología que esté de moda este año sin explicarte qué te aporta, porque acabarás heredando la factura de mantenimiento de su entusiasmo.

El diseño de la experiencia de usuario es el paso que garantiza que el software siga siendo fácil de usar para las personas que trabajan con él a diario. Lo importante es que tanto un supervisor de almacén como un gestor de reclamaciones puedan moverse por el sistema sin dificultades, porque el software con el que la gente tiene que luchar acaba abandonándose, por muy ingeniosa que sea la ingeniería que lo sustenta. En esta fase, espera explicaciones claras y demostraciones paso a paso.

Ingeniería, integraciones y control de calidad

En los servicios de desarrollo de software a medida, la propia construcción se lleva a cabo como un trabajo iterativo basado en sprints. Eso significa que, al final de cada ciclo corto —normalmente de dos semanas—, obtienes un software funcional que puedes revisar. Esta es tu ventana de control. Ves el progreso y señalas los malentendidos desde el principio.

Las integraciones son el cableado que conecta el nuevo sistema con las herramientas que ya utilizas, desde tu plataforma de contabilidad hasta tus registros de clientes. Es ahí donde reside el esfuerzo oculto, lo que constituye otra razón por la que definir el alcance es fundamental. El control de calidad se lleva a cabo en paralelo al desarrollo, y un enfoque adecuado de control de calidad abarca estas áreas:

• Pruebas funcionales, que confirman que el software hace lo que los requisitos indicaban que haría

• Pruebas de seguridad y rendimiento, que confirman que resiste la carga y no produce fugas de datos

• Tus propias pruebas de aceptación por parte de los usuarios, en las que tu equipo confirma que funciona de verdad antes de que nada llegue a producción

El acceso al entorno de prueba y las puertas de aprobación son lo que te protegen en este sentido. Un entorno de pruebas es una copia segura del sistema en la que se realizan pruebas sin afectar a las operaciones en producción, y los controles de aprobación garantizan que nada se envíe a producción sin tu aprobación explícita. Si un proveedor quiere enviar código directamente a tu entorno de producción, eso es un problema de gobernanza en potencia. A lo largo de meses de desarrollo activo, esta visibilidad es lo que te permite mantener el control.

Implementación, documentación y soporte

La implementación es el momento en que el software entra en producción. Un traspaso adecuado incluye la entrega de la documentación y la formación para tu equipo. También proporciona las credenciales de acceso que garantizan que eres dueño de lo que has pagado. A continuación, comienza un periodo de mantenimiento, en el que la relación o bien continúa o bien termina discretamente.

La documentación y la transferencia de conocimientos son lo que evita que tu software se convierta en una caja negra el día en que el equipo original se marche. Sin ellas, la primera vez que algo falle o haya que cambiarlo, estarás pagando a alguien para que vuelva a aprender un sistema desde cero, o te quedarás atascado. Como afirma Colette Wyatt, directora ejecutiva de Evolved Ideas: «La distancia rara vez es lo que causa problemas en la entrega. La falta de claridad sobre la titularidad y la comunicación inconsistente causan mucho más daño». Esto es tan cierto para el traspaso como para el desarrollo.

Presupuesta con honestidad lo que vendrá después. En el caso de los servicios de desarrollo de software a medida, el mantenimiento tras el lanzamiento y el desarrollo de nuevas funcionalidades suponen aproximadamente un 25 % del coste de desarrollo por cada año que el software esté en uso activo. Ese es el coste normal del software en un mundo de parches de seguridad y necesidades empresariales cambiantes. Esta fase es el puente hacia la relación a largo plazo que se defiende en el resto de esta guía.

Cómo el alcance del proyecto afina las estimaciones

El alcance del producto es el mecanismo que convierte un resumen vago de los servicios de desarrollo de software a medida en una estimación sobre la que realmente se puede planificar. Un resumen dice: «necesitamos un portal para nuestros proveedores». Un alcance especifica lo que hace el portal y lo que nunca debe hacer por motivos de cumplimiento normativo. Solo la segunda versión puede estimarse con cierta honestidad.

Esta es la cadena práctica. Los requisitos funcionales documentados permiten al proveedor evaluar el volumen de trabajo función por función. Los requisitos no funcionales —aspectos como el rendimiento y el tiempo de actividad— le permiten planificar los aspectos de ingeniería más complejos que los pliegos de condiciones escuetos ignoran hasta que es demasiado tarde. Juntos, permiten al proveedor establecer hitos realistas e incorporar contingencias sensatas. Un alcance escaso tiene el efecto contrario. Casi garantiza que surjan solicitudes de cambio, ya que cada suposición tácita sale a la luz a mitad del desarrollo como una sorpresa por la que se te pide que pagues.

Lo que está en juego se refleja en los datos generales. McKinsey y la Universidad de Oxford estudiaron más de 5.400 proyectos de TI y descubrieron que los de gran envergadura se salen del presupuesto en un 45 % de media (https://www.runn.io/blog/it-project-management-statistics), al tiempo que aportan un 56 % menos de valor del previsto. Aproximadamente entre un tercio y la mitad de los proyectos se salen del presupuesto, y un alcance poco claro es la causa subyacente de gran parte de ello. Cuando pagas por definir adecuadamente el alcance del producto, estás comprando certeza, y la certeza es lo que más necesita una decisión de seis cifras.

Por qué es importante contar con un socio de ingeniería de software

La elección que más influye en que tu desarrollo se convierta en un activo duradero o en un costoso callejón sin salida es aquella en la que menos se piensa. La elección clave para los servicios de desarrollo de software a medida es si se contrata a un proveedor puntual o a un socio de ingeniería de software duradero. Esa única decisión determina los próximos cinco años más que cualquier diagrama de arquitectura.

Piensa en dónde va realmente el dinero. El mantenimiento y la evolución suponen la mayor parte del coste a lo largo de la vida útil de un sistema. Según un estudio de ingeniería de software del IEEE, el mantenimiento representa entre el 50 % y el 80 % del coste total de propiedad a lo largo de la vida útil. Así pues, la fase de desarrollo que estás negociando es, en términos de coste, la mitad menor de la historia. La mitad mayor es todo lo que ocurre tras el lanzamiento, y esa es precisamente la parte que un proveedor puntual no tiene ningún incentivo para hacer bien.

Un socio de ingeniería de software que permanece a tu lado reduce la deuda de código y mantiene la arquitectura en buen estado a medida que cambia el negocio. Este es el antídoto contra el temor que te llevó a tomar esta decisión en primer lugar: una solución que se entrega y luego se echa a perder porque nadie de la empresa la entiende o está dispuesto a mantenerla. La diferencia entre ambos caminos se reduce a lo que ocurre tras la entrega:

1. Si el proveedor documenta a medida que desarrolla o trata la documentación como algo secundario

2. Si ofrece un acuerdo estructurado de soporte y mantenimiento o desaparece en el momento de la entrega

3. Si mantiene la continuidad suficiente en su personal como para recordar por qué se tomaron determinadas decisiones

Un proveedor puntual se centra en entregar el producto y pasar a otra cosa. Un socio de ingeniería de software se centra en que el sistema siga prestándote servicio en el quinto año. Estás eligiendo a quién llamarás cuando sea necesario cambiar algo, y habrá que cambiarlo.

Elegir al proveedor adecuado

Puedes acudir a las conversaciones con los proveedores bien preparado utilizando el ciclo de vida anterior como lista de verificación. Las preguntas que figuran a continuación distinguen a un socio de ciclo de vida de una empresa que entrega el código y desaparece, y no hace falta tener conocimientos técnicos para plantearlas ni para evaluar las respuestas.

• Pide una fase de análisis antes de un presupuesto. Un proveedor con la confianza suficiente para definir primero el alcance y fijar el precio después te está diciendo que realiza un presupuesto con honestidad. Uno que cotiza al instante un proyecto complejo te está diciendo lo contrario.

• Comprueba si pueden explicar las compensaciones de la arquitectura en términos sencillos. Si no puedes entender por qué han elegido un enfoque en lugar de otro, se trata de un problema de comunicación que se agravará con el paso de los años.

• Comprueba cómo gestionan la documentación y el traspaso. Pregunta qué te quedará en propiedad al final y qué ocurre si cambia su equipo. Una respuesta vaga es el preludio de una «caja negra».

• Confirma que ofrecen soporte continuo. Una empresa que trata el mantenimiento como algo secundario te está indicando dónde termina su interés.

El mercado británico abarca una amplia gama de calidades. Los proyectos a medida para empresas del segmento medio suelen oscilar entre 25 000 y 250 000 libras esterlinas, y se prevé que el mercado en sí alcance 5.8 mil millones de dólares para 2030 con una tasa de crecimiento anual del 20,2 %, según Grand View Research. Ese crecimiento ha atraído a proveedores de todo tipo. La elección adecuada depende de tu presupuesto y de la complejidad real de tu problema. Una empresa que resulta excelente para una herramienta interna poco regulada no es la opción adecuada para una plataforma financiera con estrictos requisitos de cumplimiento normativo, y un análisis honesto del alcance del producto es lo que pone de manifiesto ese desajuste antes de que te comprometas.

Otra señal que vale la pena tener en cuenta. Un socio que habla de reforzar tu equipo interno piensa en términos de años. Esa perspectiva va de la mano de los hábitos de documentación y la continuidad que requiere una relación duradera.

Tomar la decisión con confianza

Un ciclo de vida completo de servicios de desarrollo de software a medida, basado en un alcance real del producto y en un socio de ingeniería de software duradero, es lo que distingue a un proyecto que se amortiza en cinco años de uno que se convierte en un lastre ya en el segundo año. Las fases importan, pero la línea conductora importa más: un alcance claro y una entrega visible con alguien lo suficientemente cercano como para mantener el sistema. Pedir a un proveedor esa visión global desde el principio es exactamente lo que espera una empresa seria y está dispuesta a responder.

Evolved Ideas trabaja como socio de ingeniería y entrega a largo plazo para empresas del Reino Unido y de Europa, y se encarga de todo el ciclo de vida, desde la fase de descubrimiento hasta el soporte continuo. Si estás valorando un proyecto de desarrollo, merece la pena empezar con una conversación sobre el alcance o el análisis de necesidades antes de comprometerte con nada más ambicioso. Habla con nuestro equipo sobre los servicios de desarrollo de software a medida y sobre adónde te llevaría un alcance adecuado.